A Região Escoteira de São Paulo implementa todos os seus processos em um único sistema.
Um dos principais objetivos desta ferramenta é a automatização de processos e sincronização de informações em tempo real, além de gestão de informações. É possível, por exemplo, fazer a gestão de solicitação de distintivos especiais, condecorações, solicitações de cursos, fechamento de níveis e outras solicitações.
Com um sistema de gestão integrada, retrabalhos, duplicidade e dificuldade em localizar dados relevantes são praticamente descartadas no dia a dia da instituição, o que aumenta a produtividade e o compartilhamento de informações.
Sendo um dos compromissos da gestão, a implementação de uma integração dos processos da região escoteira de São Paulo, a Região após análise cuidadosa de mais de 1 ano, optamos pela ferramenta Bitrix.(bitrix24.com.br).
Essa ferramenta vai integrar todos os atendimentos da região escoteira de São Paulo, em todas as solicitações, inclusive vai permitir o atendimento via Whatsapp para o associado. Além de permitir que mais usuários da gestão estejam presentes na ferramenta, e o custo apresenta uma economia considerável.
Com relação à ferramenta anterior, o OctaDesk, temos um ganho considerável, saímos de um custo mensal de R$2.792,63 para 60 usuários, para um custo mensal de R$1249,00 para 100 usuários.
Além de uma ferramenta que permite acompanhamento de projetos regionais (comunicação, eventos, comissão de ética, atendimentos e outros), essa ferramenta envolve toda a gestão, com um compromisso de que todos estão envolvidos são responsáveis pelas necessidades regionais.
Para isso, é muito importante que todas as solicitações realizadas sejam feitas no seu e-mail pessoal, pois o sistema identifica informações do Paxtu para associar as solicitações.
Todos as solicitações já estão nesse novo sistema (Condecorações, Fechamento de nível, solicitações de cursos, distintivos especiais, troféu de longevidade e o fale conosco, além de abertura de UEL), e a proposta dessa gestão é que toda essa interação resulte em mais agilidade e automação de alguns processos.
Cabe citar, que entre as atuações, as solicitações de segundas vias já seguem direto.
Outro ponto, as solicitações de fechamento de nível preliminar e básico, já estão automatizadas, e o processo de solicitação junto a nacional também segue automatizada. Essa ação visa a maior agilidade, e o cumprimento da gestão de todos os recursos regionais, devem estar à disposição da UEL’s.
Esperamos que tal ação resulte em imediato benefício as UEL’s dos estados de São Paulo, e que com isso, melhoramos a qualidade do atendimento da região de São Paulo aos associados.
É a região de São Paulo colocando, conforme compromisso, todos os esforços da região escoteira de São Paulo em prol das UEL’s.
