Por Marcos Cunha
Como montar um Plano de Grupo e ajudar a sua Unidade Escoteira Local
Nós voluntários trabalhamos sempre para que a Unidade Escoteira Local cresça e cumpra o seu propósito. Toda instituição possui objetivos para a qual existe, seja através de uma visão pouco elaborada, um propósito ou ainda metas bem construídas. Ter objetivos é criar motivadores para as tomadas de decisão e ações do cotidiano.
Este processo de decisão sobre o que fazer possui basicamente dois formatos: Um mais intuitivo e outro mais racional. No intuitivo, conta-se com as competências e a astúcia dos dirigentes para realizarem a leitura da situação a cada momento e decidir sobre as melhores ações. Chamamos este modelo de Gestão Reativa ou “apagadora de incêndio”.
Outro modelo, mais pautado nos princípios da Administração, busca compreender as circunstâncias atuais, suas possíveis modificações, os objetivos, recursos e quaisquer outros fatores que possam interferir nos resultados e, diante destas informações, elaborar um minucioso planejamento, capaz de aumentar as possibilidades de sucesso, otimização do uso de recursos, redução do tempo e esforço de execução. Chamamos este modelo de Gestão Assertiva, pois ele se preocupa em pensar a instituição como um projeto a ser construído.
Não é uma questão de qual modelo é melhor ou pior, mas de pontos positivos e limitantes que cada um nos traz. A Gestão Reativa é mais ágil, porém produz menos acertos e gera mais desperdícios. A Assertiva é o oposto, demora mais, mas gera melhor uso de recursos e cria uma sensação maior de previsibilidade.
Quando relembramos o oitavo artigo da Lei Escoteira, que nos fala de agir de forma econômica e respeitando os bens alheios, podemos entender que ser mais assertivo deveria ser a base das decisões de um membro do Movimento Escoteiro.
Projetos
Pensar a instituição de forma assertiva é elaborar projetos para a conquista dos objetivos e estes necessitam de ações em 6 fases distintas, descritas acima.
Os manuais dos ramos Sênior e Pioneiro trazem uma boa explicação sobre estas etapas. As duas primeiras fases: “Pesquisa e Planejamento”, são essenciais para que possamos prever os resultados gerados por ações pensadas, por isso, dedicar um bom tempo para entender a realidade e planejar como agir sobre ela, será importante para o sucesso de seu projeto. Podemos subdividir essas fases em sete fases:
- Faça uma pesquisa pensando tudo que influencia a sua UEL. Veja se a influência é positiva ou negativa e se é algo possível de ser mudado;
- Escreva uma visão de futuro ou objetivo a ser conquistado;
- Estabeleça metas claras, que possam ser mensuráveis e acompanhadas ao longo do processo;
- Definir ações a serem realizadas capazes de construir a meta, inclusive apontando eventuais necessidades de conseguir recursos (humanos, financeiros…) para a conquista dela;
- Designe prazos e responsáveis por cada ação a ser realizada;
- Elabore um calendário de ações, considerando as que dependem da anterior;
- Estabeleça um sistema de avaliação para monitoramento e reconhecimento final da conquista.
Pessoas mais acostumadas a gestão reativa, ao se depararem com estes passos da gestão assertiva, tendem a imaginar que são apenas um amontoado de trabalho burocrático, demorado e sem resultado, porém, quando vêem com os benefícios que este modelo apresenta, economizando com tentativas, erros e acertos, verificam que suas vantagens são significativas, principalmente em uma Unidade Escoteira local que possui recursos limitados.
Nossa instituição possui um manual bem esclarecedor sobre o desenvolvimento de projetos para o aprimoramento de Unidades Locais intitulado “Façamos um Plano de Grupo”. Você encontrará neste documento maiores explicações sobre como organizar um projeto, ferramentas de elaboração e o passo a passo detalhado. Também colabora na construção de planos o Curso “Grupo Escoteiro de Sucesso: Plano de Ação” no Campo Escola Virtual.
Vamos fazer um projeto! foi elaborado por jovens da Região do Rio Grande do Sul, e também vale a leitura. Embora este traga uma visão mais pautada em projetos ligados ao Programa Educativo, os princípios são semelhantes.
Outros documentos institucionais que podem ser utilizados para a elaboração do estado atual ou nas demais etapas:
Dicas quentes
Se você sente que o desafio para a elaboração de um Plano de Grupo ainda é muito grande para a sua UEL, sugerimos algumas dicas que facilitarão esta realização:
- Utilize a Técnica do Salame: Faça uma parte do projeto de cada vez ou mesmo escolha apenas uma área de desenvolvimento para se trabalhar. Querer fazer tudo e ao mesmo tempo é aumentar a carga de trabalho que, nem sempre, se está apto a realizar;
- Sensibilize a sua base de voluntários: Você não conseguirá evoluir muito trabalhando sozinho. Busque envolver outras pessoas desde o início. Mostre os problemas que estão ocorrendo e possíveis causas, os benefícios que poderão ser conquistados, entre outros;
- Ouça aos demais: Não centralize e nem monopolize as decisões. Pessoas gostam de ser ouvidas para que se sintam pertencentes;
- Defina um gestor para o projeto: Alguém que irá organizar as etapas de elaboração, o fluxo de informações e monitorar a realização das etapas.;
- Envolva os jovens: O planejamento de ações é parte fundamental do Programa Educativo e convidar os jovens a participar do desenvolvimento do grupo trará visão, realização de ações e aprendizado a todos.
Especialistas afirmam que a cada minuto que investimos em planejamento, economizamos dez minutos em realização. E mais, leve o tempo necessário para elaborar seu projeto, e após fazê-lo, na hora de executá-lo, faça-o sem se intimidar.
Os benefícios não demorarão a aparecer em sua UEL e, se precisar, conte com a Equipe Regional para te orientar e apoiar nestas conquistas.
